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In fünf Schritten zum digitalen Hotel-Self-Check-in: Lösungen, Prozesse und Technologien

Die fortschreitende Digitalisierung in der Hotellerie bietet Betrieben heute zahlreiche Möglichkeiten, Gäste effizienter, komfortabler und ressourcenschonender zu empfangen. Ein wichtiger Baustein dabei ist der digitale Self–Check–in. Von kontaktlosen Abläufen bis hin zu flexiblen Zugangs– und Bezahlfunktionen unterstützen entsprechende Lösungen Hotels dabei, den anreisenden Gast rund um die Uhr zu bedienen – ohne dabei auf persönlichen Service verzichten zu müssen.

Marc Frauenholz

Self-Service Experte

Beitragsautor

Nachfolgend werden fünf Schritte vorgestellt, die dabei helfen, ein digitales Self–Check–in–Konzept zu etablieren und es optimal in den betrieblichen Alltag einzubinden.

Schritt 1: Die passende Lösung auswählen

Die Wahl des richtigen Systems hängt von den individuellen Gegebenheiten und Anforderungen des jeweiligen Hauses ab. Selbstbedienungsterminals mit intuitiver Menüführung ermöglichen es Gästen, sich in wenigen Schritten zu registrieren, eine Zimmerkarte zu erhalten oder den Meldeschein auszufüllen. Wer weniger Platz zur Verfügung hat, kann auf kompakte Tisch–Kioske zurückgreifen, die nur wenig Fläche benötigen, aber dennoch rund um die Uhr einen digitalen Check–in bieten. Darüber hinaus stehen wetterfeste Außengeräte für den Einsatz im Freien zur Verfügung, etwa im Eingangsbereich oder vor der Lobby, um den Check–in jederzeit zugänglich zu machen. Auch individuell in Möbelstücke integrierte Kioske sind eine Option: Diese passen sich nahtlos an das Interior Design Ihres Hauses an und ermöglichen einen diskreten, aber dennoch vollumfänglichen Self–Check–in–Prozess.

Schritt 2: Den Meldeschein digitalisieren

Hoteliers können dabei verschiedene Vorgehensweisen wählen. So lassen sich Meldescheine direkt über ein Self–Check–in–Terminal generieren und vom Gast unterschreiben. Alternativ können Gäste diese Formalitäten schon vorab per Pre–Check–in erledigen. Eine weitere Möglichkeit bieten spezielle Meldeschein–Pads: Hier wird die Unterschrift digital erfasst und der vollständige, legitimierte Meldeschein automatisch im Property–Management–System (PMS) archiviert. Dies reduziert Wartezeiten, minimiert den personellen Aufwand und ermöglicht einen vollständig kontaktlosen Prozess.

Schritt 3: Zugangslösungen modernisieren

Für eine nahtlose, digitale Guest Journey spielt auch die Zugangsverwaltung eine zentrale Rolle. Über Schnittstellen zu Türschließsystemen lassen sich beispielsweise RFID–Karten automatisch codieren oder PIN–Code–Schlösser ansteuern. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Gast ausschließlich Zugang zu seinem gebuchten Zimmer erhält – komfortabel, sicher und ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Personal.

Schritt 4: Bezahlung kontaktlos abwickeln

Kontaktloses Bezahlen vereinfacht den Aufenthalt für den Gast und erleichtert die Abwicklung für den Betrieb. Zertifizierte Schnittstellen zu gängigen Payment–Providern garantieren eine sichere, einfache und schnelle Zahlungsabwicklung – ob vorab, während des Aufenthalts oder beim Check–out.

Schritt 5: Individuelle Beratung nutzen

Die Bedürfnisse von Hotels unterscheiden sich in Größe, Ausrichtung und Zielgruppe. Daher lohnt es sich, im Vorfeld eine gezielte Beratung in Anspruch zu nehmen. Ob Boardinghouse, klassisches Hotel, Appartementhaus oder Landgasthof: Entscheidend sind die eigenen strategischen Unternehmensziele sowie die Erwartungen der Gäste. Eine individuelle Analyse unterstützt dabei, die passende Lösung auszuwählen und diese optimal zu implementieren.

Fazit: Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung in Ihrem Hotelbetrieb

Die vorgestellten Mythen zeigen, dass Vorbehalte gegenüber Self–Check–in–Kiosk–Terminals oftmals auf veralteten Vorstellungen beruhen. Moderne Technologien sind intuitiv, sicher und so flexibel, dass sie Betrieben jeder Größe zugutekommen. Damit optimieren Sie Ihre Abläufe, steigern die Effizienz und bieten Ihren Gästen einen zeitgemäßen, komfortablen Service.

Lassen Sie sich von unbegründeten Ängsten nicht aufhalten. Ein Self–Check–in–Kiosk kann Ihnen helfen, Ihr Hotel fit für die Zukunft zu machen – ohne dabei Ihre Individualität oder Ihren persönlichen Service aufzugeben.

Bereit, Ihr Hotel in die digitale Zukunft zu führen?

Die Digitalisierung ist kein Trend und ist auch nicht einfach wieder weg, sondern eine Notwendigkeit, um in der heutigen schnelllebigen und technologieorientierten Welt erfolgreich zu sein. Die Herausforderungen mögen Ihnen groß erscheinen, aber die Chancen sind noch viel größer. Wenn Sie bereit sind, Ihren Hotelbetrieb auf das nächste Level zu heben, dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um zu handeln.

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